Biuro wirtualne – jak to działa?

Biuro wirtualne – jak to działa?

Wirtualne biura funkcjonują na rynku od stosunkowo niedawna, bo od 1995 roku, kiedy to otwarte zostało pierwsze biuro tego typu w USA przez Ralpha Gregory’ego. Obecnie to bardzo popularne rozwiązanie na całym świecie i zaczyna w wielu branżach wypierać wynajmowanie standardowych biur. Cechuje się niskimi kosztami obsługi i wynajmu, znakomitym wpływem na wizerunek marki, jak i możliwością zachowania prywatności przez właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Biuro wirtualne jest doskonałym wyborem dla firm, które potrzebują wyłącznie adresu korespondencyjnego i nie planują ani przyjmowania klientów prywatnych, ani kontrahentów. Warto poznać wszystkie cechy biura wirtualnego i podjąć decyzję na podstawie zalet oraz wad. Jeśli jednak stwierdzisz, że takie rozwiązanie nie jest dla Ciebie, to koniecznie zapoznaj się z ofertą firmy Direct Office, w której znajdziesz najlepsze lokale biurowe do wynajęcia na terenie Poznania, Warszawy, Krakowa oraz innych miast w Polsce.

Co to jest wirtualne biuro?

Biuro wirtualne to usługa, która polega na możliwości rejestracji firmy pod istniejącym adresem. Pomysłodawcą tego rozwiązania był Ralph Gregory, który nadal kontynuuje swoją firmę i stale ją rozwija. Usługa ta pozwala na formalne prowadzenie firmy pod wybranym adresem i rejestrację we właściwych Urzędach. Pełen outsourcing obsługi biurowej sprawia, że wiele osób stawia biuro wirtualne na pierwszym miejscu, jeśli chodzi o ograniczenie kosztów firmowych czy zapewnienie stuprocentowej ochrony prywatności.

Większość osób planujących otwarcie własnej działalności z pewnością zastanawia się nad wyborem jej siedziby, a wielu z nich w ostatecznym rozrachunku decyduje się na jej rejestrację pod adresem domowym. Ma to wiele plusów, lecz jeszcze więcej minusów. Adres prywatnego domu lub mieszkania będzie znajdował się w bazie danych informacji podatkowych, jak i na wszystkich fakturach, rachunkach czy etykietach w przypadku sprzedaży i produkcji fizycznych towarów. Wiele osób chce “odciąć” swoje prywatne życie od własnej firmy i decyduje się na wynajęcie prawdziwego, standardowego biura w biurowcu. To jednak również nie zawsze dobre rozwiązanie.

Biuro wirtualne to usługa, która sprawdzi się tylko w niektórych działalnościach. Podstawową wadą tego rozwiązania jest fakt, że decydując się na tą usługę, wynajmujemy jedynie adres i obsługę poczty, nie zaś realne “miejsce” prowadzenia firmy. Oznacza to, iż nie będziemy mogli umieścić tam swojego biurka i przyjmować klientów (poza pewnymi wyjątkami). To poniekąd jedyna wada. Zalet jest jednak znacznie więcej.

Wyższość biura wirtualnego nad biurem standardowym

Wynajem standardowego biura jest zawsze dobrym pomysłem, lecz jednocześnie zdecydowanie najdroższym. Wymaga uiszczenia kaucji i opłacania comiesięcznego czynszu oraz opłat za media w wysokości uzależnionej od lokalizacji, standardu budynku czy metrażu. W przypadku biur wirtualnych jest zupełnie inaczej. Koszty wynajmu adresu wirtualnego są bardzo niskie i wynoszą jedynie kilka – kilkadziesiąt procent wartości wynajmu biura stacjonarnego, odpadają także koszty dodatkowe. Najemca otrzymuje jednak w zamian za stały abonament (czynsz) wyłącznie adres, nie zaś miejsce, w którym może swobodnie przebywać wraz z pracownikami, jak i ewentualnie przyjmować kontrahentów. To sprawia, że wiele firm nie może sobie pozwolić na wybór takiego rozwiązania.

Wpływ biura wirtualnego na wizerunek firmy

Biuro wirtualne ma jedną zaletę, którą warto podkreślić – pozytywny wpływ na wizerunek firmy. Zarejestrowanie działalności pod adresem domowym nie wygląda zachęcająco ani dla klientów, ani dla kontrahentów, a już w szczególności w sytuacji, gdy adresem będzie mieszkanie w bloku. Wynajem biura wirtualnego zapewnia możliwość rejestracji firmy pod wynajętym adresem, który jednocześnie może znajdować się zarówno na fakturach, jak i na rachunkach, towarach czy umowach. Z tego rozwiązania korzystają najczęściej osoby małych miejscowościach, które chcą zwiększyć atrakcyjność swojej marki. Adresy biur wirtualnych są zazwyczaj eleganckie i wyglądają zachęcająco dla kontrahentów, którzy z pewnością będą na ofertę takiej firmy patrzeć bardziej przychylnym okiem.

Dodatkowe czynności i rozwiązania w biurach wirtualnych

Każde biuro wirtualne musi także oferować usługi dodatkowe, które ułatwiają prowadzenie zarejestrowanej w nim firmy. Podstawową usługą jest obsługa poczty. Należy bowiem pamiętać, że urzędy, kontrahenci czy klienci prywatni będą kierować listy na wirtualny adres siedziby marki. Firmy świadczące te usługi mają jednak na to sposób. Przeważnie w biurze wirtualnym pracuje minimum jedna osoba, która odpowiada za odbieranie korespondencji, a w niektórych przypadkach nawet za skanowanie jej zawartości (za zgodą najemcy).

Wiele biur wirtualnych zapewnia także możliwość wynajmu standardowego biura lub sali konferencyjnej na pewien okres, np. w celu spotkania z kontrahentami, a nawet części pomieszczeń coworkingowych. To jednak dalej nie wszystko. Najbardziej ekskluzywne firmy wynajmujące biura wirtualne oferują swoim najemcom także odbiór telefonów i faksów, stworzenie indywidualnego numeru telefonicznego, jak i kompletną obsługę skrzynki e-mail czy dokonanie procesu rejestracji firmy w odpowiednim urzędzie.

Biuro wirtualne sposobem na zachowanie prywatności

Ogromną zaletą biura wirtualnego jest wpływ na zachowanie prywatności. Niewielu właścicieli dużych i mniejszych firm chce podawać swój adres zamieszkania, gdyż jest to bardzo niebezpieczne i niekomfortowe. Adres i zarazem dokładne umiejscowienie naszego domu czy mieszkania mogą poznać bowiem osoby, które nie są godne zaufania, np. bliski konkurent czy amator cudzej własności, jak i prywatni klienci.

Gdzie wynająć biuro wirtualne?

Jeśli już wiemy, co to jest biuro wirtualne, warto przejść do kolejnego etapu – wyboru odpowiedniej firmy do współpracy. Przede wszystkim należy zwrócić szczególną uwagę na wszelkie detale związane z umową najmu. To właśnie na jej podstawie prowadzone będzie biuro wirtualne, dlatego w pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy firma świadcząca tego rodzaju usługi ma pełne prawa własności do oferowanych lokali. Niestety na rynku działa wielu oszustów, zatem zalecane jest zachowanie szczególnej ostrożności. Przed podpisaniem umowy należy także zwrócić uwagę na doświadczenie firmy, z którą planujemy rozpocząć współpracę. Warto zdecydować się na taką, która już od lat działa na rynku i może pochwalić się szeroką ofertą, gdyż w przypadku niewielkich firm jest większe ryzyko, że upadną z dnia na dzień, co będzie bardzo kłopotliwą sytuacją. Sprawdź również opinie aktualnych i byłych klientów oraz ich wiarygodność. Pamiętaj o optymalnym okresie wypowiedzenia – zapis ten powinien być elastyczny, aby dwie strony umowy nie były na nim stratne. Przed podjęciem ostatecznej decyzji rozejrzyj się wśród ofert, co pozwoli wybrać najtańsze biuro wirtualne oferujące najkorzystniejsze warunki.

Oceń artykuł